O que a reconciliação compara, de facto
A reconciliação é o processo de confrontar dois registos do mesmo dinheiro: as transações que um comerciante recebeu através do checkout e os payouts que, mais tarde, chegam a uma conta bancária ou a uma wallet. No papel, estes valores deveriam coincidir, mas são produzidos por sistemas diferentes em momentos diferentes, pelo que é preciso verificar se cada transação está refletida num payout e se cada payout pode ser remetido às transações que o compõem.
Como funciona a conciliação
Na prática, a conciliação parte do livro de transações: pagamentos capturados, reembolsos, chargebacks e comissões, cada um com o seu próprio estado e timestamp. Os payouts são depois lotes agrupados destas transações, liquidados por um fornecedor e transferidos através de uma ou mais wallets. Uma conciliação correta significa que o total de um payout é igual à soma das transações que lhe foram atribuídas, deduzidas quaisquer comissões ou reservas retidas. As ferramentas de reconciliação fazem isto automaticamente sempre que possível, cruzando IDs de transação e valores com os lotes de payout, de modo a que um humano só precise de analisar o que não coincide.
De onde vêm as discrepâncias
Quando o total de um payout não corresponde às transações subjacentes, a causa é normalmente uma de um conjunto limitado de fatores. É mais eficaz verificá-los por ordem do que tentar adivinhar.
- Diferenças de timing: uma transação foi capturada depois de o lote de payout já ter sido fechado, pelo que fica à espera do ciclo seguinte e não está, de facto, em falta.
- Comissões e reservas: as comissões do fornecedor ou de processamento, e qualquer reserva retida, foram deduzidas do payout e devem ser comparadas com a tabela de comissões, e não com o valor bruto da transação.
- Reembolsos e chargebacks: dinheiro revertido após a transação original pode ser deduzido de um payout posterior, em vez do que está associado à venda original.
- Conversão de moeda: quando uma transação e o respetivo payout estão em moedas diferentes, a taxa de conversão aplicada pode tornar enganosa uma comparação direta dos valores.
- Alterações de routing: se uma transação foi encaminhada através de um fornecedor diferente do habitual, o seu timing de liquidação e a estrutura de comissões podem não corresponder ao esperado para a rota predefinida.
O que verificar quando os valores não coincidem
Comece pela transação, não pelo payout. Consulte o registo específico da transação e confirme o seu estado, o timestamp e o fornecedor através do qual foi liquidada. Compare isso com o lote de payout a que deveria pertencer: a data do lote é posterior à captura da transação e o lote inclui a linha de comissão ou reserva que explica a diferença? Se uma transação estiver ausente de todos os payouts, verifique se foi reembolsada ou sofreu chargeback, já que transações revertidas podem passar de um ciclo de payout para outro. Se os valores forem próximos mas não exatos, verifique a moeda e a taxa de conversão utilizada, em vez de assumir logo um erro.
Tornar a reconciliação uma rotina
A reconciliação é mais fácil de gerir quando acontece com uma periodicidade regular, e não apenas quando algo parece errado. Analisar transações, wallets e lotes de payout lado a lado, de forma programada, torna mais rápida a deteção precoce de uma discrepância genuína, enquanto as diferenças de timing se resolvem por si no ciclo seguinte, sem que seja necessário andar a persegui-las. Manter um registo do que foi verificado e do que explicou cada discrepância torna também a reconciliação seguinte mais rápida, já que padrões recorrentes, como deduções de comissões ou conversões de moeda, passam a ser familiares em vez de motivo de alarme.
