Due modi per chiudere la contabilità dei saldi dei provider
Un primo metodo prevede che il team finance esporti le transazioni dal pannello e gli estratti conto di regolamento di ciascun provider, per poi riconciliarli riga per riga in fogli di calcolo gestiti a fianco del pannello. L'altro metodo consiste nel far vivere quel matching, e i dati da cui dipende, direttamente all'interno della piattaforma.
Cosa va fuori controllo in un foglio di calcolo
I fogli di calcolo gestiti a fianco del pannello si disallineano dalle transazioni in meno di una settimana, e la chiusura di fine mese si trasforma in un'indagine. Un modulo di contabilità e riconciliazione nativo della piattaforma importa gli estratti conto dei provider e li confronta con le transazioni della piattaforma in base a importi, riferimenti e finestre temporali, invece di richiedere una corrispondenza esatta riga per riga.
- Una vista di tesoreria di tutto ciò che l'operatore possiede per valuta: i saldi sui propri conti più la propria quota detenuta presso ciascun provider, suddivisa in riservato, bloccato e libero
- Una vista dei fondi dei provider che mostra di chi sono i fondi su ciascun MID, segnalando tutto ciò che non è coperto o non attribuito
Una giornata che si chiude invece di restare aperta
Il modulo di riconciliazione produce un conto economico giornaliero: profitto lordo, commissioni e profitto da cambio, costi e risultato netto per valuta, per ogni giornata. Una giornata viene finalizzata, verificata e poi bloccata. Se in seguito viene individuato un errore, questo viene corretto con uno storno datato al giorno in cui viene rilevato — mai modificando la storia. Questa è una differenza strutturale rispetto a un foglio di calcolo, dove una cella può semplicemente essere sovrascritta.
Il denaro che si muove fuori dal flusso delle transazioni
Non tutto ciò che un'attività di pagamento monitora è una transazione. Spese, depositi, prelievi, operazioni OTC, trasferimenti e dividendi vengono registrati in un registro finanziario con una categoria e un documento a supporto. I regolamenti coprono entrambe le direzioni: i trasferimenti dei provider verso i conti propri dell'operatore e i pagamenti ai merchant a fronte di un MID specifico. Le condizioni, i guadagni e i pagamenti degli agenti vengono monitorati nello stesso luogo.
Dove le due strade si separano
Il matching su foglio di calcolo avviene a posteriori, confrontando due export separati che possono già risultare in disaccordo nel momento in cui vengono aperti. Gli strumenti di analisi di conversione e provider della piattaforma classificano già l'attività per merchant, provider e MID; un modulo di riconciliazione costruito sui medesimi dati di transazioni e MID collega il matching dei regolamenti a quegli stessi dati sottostanti, invece di riprodurli in un secondo file accanto al pannello.
