Dos maneras de cerrar las cuentas de las liquidaciones con proveedores
Una forma de conciliar las liquidaciones con proveedores consiste en que el departamento financiero exporte las transacciones del panel y los extractos de liquidación de cada proveedor, y después los cruce línea por línea en hojas de cálculo que se mantienen al margen del panel. La otra forma es que ese cruce, y los registros de los que depende, resida dentro de la propia plataforma.
Lo que se desvía en una hoja de cálculo
Las hojas de cálculo que se mantienen al margen del panel se desvían de las transacciones en el plazo de una semana, y el cierre de mes se convierte en una investigación. Un módulo de contabilidad y conciliación nativo de la plataforma importa los extractos de los proveedores y los cruza con las transacciones de la plataforma por importes, referencias y ventanas temporales, en lugar de exigir que cada línea coincida exactamente.
- Una vista de tesorería de todo lo que posee el operador por divisa: los saldos en sus propias cuentas más su parte retenida en cada proveedor, dividida en reservado, bloqueado y libre
- Una vista de los fondos de los proveedores que muestra de quién es el dinero que hay en cada MID, y que señala cualquier importe no cubierto o no atribuido
Un día que se cierra en lugar de quedar abierto
El módulo de conciliación genera una cuenta de pérdidas y ganancias diaria: beneficio bruto, beneficio por comisiones y por tipo de cambio, comisiones y resultado neto por divisa, para cada día. Un día se finaliza, se revisa y después se bloquea. Si más adelante se detecta un error, se corrige con una reversa fechada el día en que se realiza, nunca modificando el histórico. Esa es una diferencia estructural frente a una hoja de cálculo, donde una celda se puede sobrescribir sin más.
Dinero que se mueve fuera del flujo de transacciones
No todo lo que registra un negocio de pagos es una transacción. Los gastos, depósitos, retiradas, operaciones OTC, transferencias y dividendos se contabilizan en un registro financiero con una categoría y un documento justificativo. Las liquidaciones cubren ambas direcciones: los barridos («sweeps») del proveedor hacia las cuentas propias del operador, y los pagos a comercios con cargo a un MID identificado. Las condiciones, los ingresos y los pagos a agentes se controlan en el mismo lugar.
Dónde se separan los dos enfoques
El cruce en hojas de cálculo se produce a posteriori, contra dos exportaciones independientes que pueden discrepar para cuando alguien las abre. Los análisis de conversión y de proveedores de la plataforma ya clasifican la actividad por comercio, proveedor y MID; un módulo de conciliación construido sobre esos mismos registros de transacciones y MID vincula el cruce de liquidaciones a esos mismos datos subyacentes, en lugar de reproducirlos en un segundo archivo junto al panel.
