Qué compara realmente la conciliación
La conciliación es el proceso de cotejar dos registros del mismo dinero: las transacciones que un comercio ha cobrado en el checkout y las liquidaciones que finalmente llegan a una cuenta bancaria o monedero. Sobre el papel deberían coincidir, pero las generan sistemas distintos en momentos distintos, así que alguien tiene que comprobar que cada transacción queda reflejada en una liquidación, y que cada liquidación se puede rastrear hasta las transacciones que la componen.
Cómo funciona el cotejo
En la práctica, el cotejo parte del libro de transacciones: pagos capturados, reembolsos, contracargos (chargebacks) y comisiones, cada uno con su propio estado y marca temporal. Las liquidaciones agrupan después estas transacciones en lotes, que un proveedor liquida y transfiere a través de uno o varios monederos. Un cotejo correcto implica que el importe total de la liquidación equivale a la suma de las transacciones asignadas a ella, menos las comisiones o reservas retenidas. Las herramientas de conciliación hacen esto automáticamente siempre que es posible, cotejando los ID de transacción y los importes con los lotes de liquidación, de modo que una persona solo tiene que revisar lo que no coincide.
De dónde vienen las descuadres
Cuando el importe de una liquidación no coincide con las transacciones subyacentes, la causa suele estar dentro de un conjunto limitado de motivos. Conviene revisarlos en orden en lugar de adivinar.
- Diferencias de tiempo: una transacción se capturó después de que el lote de liquidación ya se hubiera cerrado, así que está esperando el siguiente ciclo, no es que falte de verdad.
- Comisiones y reservas: las comisiones del proveedor o del procesamiento, y cualquier reserva retenida, se restaron de la liquidación y hay que cotejarlas con el cuadro de comisiones, no con el importe bruto de la transacción.
- Reembolsos y contracargos: el dinero devuelto después de la transacción original puede descontarse de una liquidación posterior en lugar de la vinculada a la venta original.
- Conversión de divisa: cuando una transacción y su liquidación están en divisas distintas, el tipo de cambio aplicado puede hacer que una comparación directa de importes resulte engañosa.
- Cambios de enrutamiento: si una transacción se enrutó a través de un proveedor distinto del habitual, su tiempo de liquidación y su estructura de comisiones pueden no coincidir con lo esperado en la ruta por defecto.
Qué comprobar cuando las cifras no coinciden
Empiece por la transacción, no por la liquidación. Consulte el registro concreto de la transacción y confirme su estado, su marca temporal y el proveedor a través del cual se liquidó. Compárelo con el lote de liquidación al que debería pertenecer: ¿la fecha del lote es posterior a la captura de la transacción? ¿incluye el lote la línea de comisión o reserva que explica la diferencia? Si falta una transacción en cualquier liquidación, compruebe si se reembolsó o se le aplicó un contracargo, ya que las transacciones revertidas pueden desplazarse entre ciclos de liquidación. Si los importes son parecidos pero no exactos, compruebe la divisa y el tipo de cambio utilizado antes de asumir que hay un error.
Cómo mantener la conciliación como rutina
La conciliación es más fácil de gestionar cuando se realiza con una cadencia regular, no solo cuando algo parece ir mal. Revisar transacciones, monederos y lotes de liquidación en paralelo según un calendario fijo permite detectar antes una discrepancia real, mientras que las diferencias de tiempo se resuelven solas en el siguiente ciclo sin que nadie tenga que perseguirlas. Llevar un registro de lo que se comprobó y de qué explicó cada descuadre también agiliza la siguiente conciliación, ya que patrones recurrentes como las deducciones de comisiones o las conversiones de divisa resultan familiares en lugar de alarmantes.
